Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych

1. Strony i definicje

1. Umowa jest zawarta między użytkownikiem Platformy LINKDUE — przedsiębiorcą, który założył konto i zaakceptował Regulamin („Administrator”) a Amebo, [uzupełnij: forma prawna], z siedzibą: [uzupełnij: adres siedziby], NIP: [uzupełnij: NIP] („Podmiot przetwarzający”).
2. Umowa zostaje zawarta w formie elektronicznej (art. 28 ust. 9 RODO) w chwili akceptacji Regulaminu przy zakładaniu konta, na czas obowiązywania umowy o świadczenie Usługi. Stanowi jej integralną część i dotyczy wyłącznie danych, o których mowa w pkt 2.
3. Pojęcia „dane osobowe”, „przetwarzanie”, „naruszenie ochrony danych” itd. mają znaczenie z rozporządzenia (UE) 2016/679 („RODO”). „Dane Klientów” to dane osobowe klientów Administratora i innych osób, które Administrator wprowadza do Platformy lub które trafiają do niej przez Stronę Rezerwacyjną Administratora.

2. Przedmiot i charakter przetwarzania

Administrator powierza Podmiotowi przetwarzającemu przetwarzanie Danych Klientów w celu świadczenia Usługi, tj. udostępniania Strony Rezerwacyjnej, kalendarza i silnika terminów, bazy klientów, wysyłki powiadomień e-mail i SMS, statystyk oraz integracji, zgodnie z Regulaminem i ustawieniami wybranymi przez Administratora w panelu.

Dane szczególnych kategorii (art. 9 RODO) nie są przedmiotem powierzenia, chyba że Administrator wprowadzi je do Platformy z zachowaniem Regulaminu (§ 6) i na własną odpowiedzialność.

3. Polecenia Administratora

1. Podmiot przetwarzający przetwarza Dane Klientów wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora. Poleceniem są: Regulamin, niniejsza umowa oraz ustawienia i działania Administratora w panelu (np. włączenie powiadomień, importu, kampanii, pomiaru reklam, usuwania danych).
2. Odbiorcy, których Administrator sam wskazuje w ustawieniach (np. Meta Platforms Ireland Ltd. jako dostawca jego konta reklamowego, Google jako dostawca jego usługi Google Analytics, aplikacje podłączone przez Administratora), nie są podprocesorami Podmiotu przetwarzającego — Administrator zawiera z nimi własne umowy i odpowiada za podstawę prawną przekazania. Strona Rezerwacyjna pyta odwiedzających o zgodę na pomiar reklam, a bez tej zgody zdarzenia nie są przekazywane.
3. Jeśli zdaniem Podmiotu przetwarzającego polecenie narusza RODO lub inne przepisy, niezwłocznie informuje o tym Administratora i może wstrzymać jego wykonanie.
4. Podmiot przetwarzający nie przetwarza Danych Klientów dla własnych celów, z wyjątkiem sytuacji, gdy wymaga tego prawo Unii lub państwa członkowskiego — wtedy informuje o tym Administratora przed rozpoczęciem przetwarzania, o ile prawo tego nie zakazuje. Podmiot przetwarzający może tworzyć dane zanonimizowane i zagregowane, które nie pozwalają na identyfikację osób, na potrzeby bezpieczeństwa i utrzymania Platformy.

4. Poufność

Podmiot przetwarzający zapewnia, że osoby upoważnione do przetwarzania Danych Klientów zobowiązały się do zachowania tajemnicy lub podlegają ustawowemu obowiązkowi poufności, oraz że mają dostęp do danych tylko w zakresie niezbędnym do świadczenia Usługi.

5. Bezpieczeństwo

Podmiot przetwarzający stosuje środki techniczne i organizacyjne zgodnie z art. 32 RODO, nie słabsze niż opisane w Załączniku 1. Administrator odpowiada za bezpieczeństwo swoich urządzeń, haseł i uprawnień nadawanych członkom zespołu oraz za niezwłoczne usuwanie dostępu osobom, które go nie potrzebują.

6. Dalsze powierzenie (podprocesorzy)

1. Administrator udziela ogólnej zgody na korzystanie z innych podmiotów przetwarzających (podprocesorów). Lista podprocesorów na dzień wejścia w życie umowy stanowi Załącznik 2.
2. O zamiarze dodania lub zmiany podprocesora Podmiot przetwarzający informuje Administratora e-mailem lub komunikatem w panelu z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem. Administrator może w tym terminie zgłosić uzasadniony sprzeciw na support@linkdue.com związany z ochroną danych. Jeśli strony nie znajdą rozwiązania, Administrator może wypowiedzieć umowę o świadczenie Usługi na zasadach z Regulaminu, a do tego czasu zmiana nie dotyczy jego danych tam, gdzie technicznie jest to możliwe.
3. Podmiot przetwarzający zawiera z podprocesorami umowy nakładające obowiązki ochrony danych co najmniej takie jak w niniejszej umowie i odpowiada wobec Administratora za wykonanie tych obowiązków przez podprocesorów.

7. Prawa osób, których dane dotyczą

1. Podmiot przetwarzający, uwzględniając charakter przetwarzania, pomaga Administratorowi — przez udostępnienie narzędzi w panelu (wyszukiwanie klienta, eksport danych, sprostowanie, usunięcie danych osobowych z anonimizacją historii wizyt, wycofanie zgód, wypis z wiadomości) — w realizacji praw osób wskazanych w rozdziale III RODO.
2. Jeśli osoba, której dane dotyczą, zwróci się do Podmiotu przetwarzającego w sprawie Danych Klientów, Podmiot przetwarzający przekazuje wniosek Administratorowi w ciągu 5 dni roboczych i nie odpowiada na niego samodzielnie, chyba że Administrator tak postanowi lub prawo tego wymaga.

8. Naruszenia ochrony danych

1. Podmiot przetwarzający zgłasza Administratorowi stwierdzone naruszenie ochrony Danych Klientów bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 48 godzin od jego stwierdzenia, na adres e-mail konta właściciela Firmy.
2. Zgłoszenie zawiera, w miarę dostępnych informacji: opis charakteru naruszenia, kategorie i przybliżoną liczbę osób i rekordów, prawdopodobne skutki, podjęte i proponowane środki oraz dane kontaktowe. Informacje mogą być przekazywane etapami.
3. Zgłoszenie organowi nadzorczemu i osobom, których dane dotyczą, należy do Administratora; Podmiot przetwarzający udziela mu niezbędnej pomocy.

9. Pomoc w obowiązkach Administratora

Podmiot przetwarzający, uwzględniając charakter przetwarzania i dostępne mu informacje, pomaga Administratorowi w wypełnieniu obowiązków z art. 32–36 RODO (bezpieczeństwo, naruszenia, ocena skutków, konsultacje z organem). Za pomoc wykraczającą poza standardowe funkcje Platformy i wymagającą znacznego nakładu pracy Podmiot przetwarzający może pobrać wynagrodzenie według uprzednio zakomunikowanych stawek.

10. Przekazywanie poza EOG

Administrator zgadza się na przekazywanie Danych Klientów podprocesorom wskazanym w Załączniku 2 także poza Europejski Obszar Gospodarczy, o ile zapewniony jest mechanizm z rozdziału V RODO — decyzja o adekwatności (w tym Rama Ochrony Danych UE–USA dla certyfikowanych podmiotów) albo standardowe klauzule umowne — wraz z ewentualnymi dodatkowymi zabezpieczeniami.

11. Audyt i kontrola

1. Podmiot przetwarzający udostępnia Administratorowi informacje niezbędne do wykazania zgodności z art. 28 RODO, w szczególności opisy środków bezpieczeństwa, raporty i certyfikaty swoich dostawców oraz odpowiedzi na kwestionariusze.
2. Jeśli te informacje są niewystarczające, Administrator może — nie częściej niż raz w roku, chyba że zachodzi naruszenie ochrony danych albo wymaga tego organ nadzorczy — przeprowadzić audyt po zawiadomieniu z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem, w godzinach pracy, w sposób niezakłócający działania Platformy i bez dostępu do danych innych użytkowników, po podpisaniu zobowiązania do zachowania poufności. Koszty audytu ponosi Administrator.

12. Zwrot i usunięcie danych po zakończeniu

Po zakończeniu umowy o świadczenie Usługi lub usunięciu Firmy przez Administratora Podmiot przetwarzający usuwa Dane Klientów z systemu produkcyjnego, a z kopii zapasowych w ramach ich cyklicznego wygasania, nie później niż w ciągu 90 dni (zob. Regulamin, § 14). Przed usunięciem Administrator może wyeksportować dane w panelu — za wykonanie eksportu odpowiada Administrator. Podmiot przetwarzający może zachować dane, których przechowywania wymaga prawo, wyłącznie w niezbędnym zakresie i czasie.

13. Obowiązki Administratora

1. Administrator oświadcza, że Dane Klientów przetwarza zgodnie z prawem, ma do tego podstawę prawną i wypełnia wobec osób obowiązki informacyjne (w tym uzupełnia i potwierdza informację o prywatności wyświetlaną w formularzu rezerwacji), a wprowadzane do Platformy dane ogranicza do niezbędnych.
2. Administrator odpowiada za zgody marketingowe i zgodność treści oraz częstotliwości wiadomości z prawem, a także za polecenia, które wydaje Podmiotowi przetwarzającemu.
3. Administrator nie wprowadza danych szczególnych kategorii ani danych o wyrokach w polach dowolnych, jeśli nie ma ku temu podstawy prawnej i zabezpieczeń (zob. Regulamin, § 6).

14. Odpowiedzialność

Odpowiedzialność stron między sobą z tytułu niniejszej umowy podlega ograniczeniom z Regulaminu (§ 15), w zakresie dopuszczalnym prawem. Nie ogranicza to praw osób, których dane dotyczą, wobec administratora i podmiotu przetwarzającego (art. 82 RODO). Strona, która zapłaciła odszkodowanie ponad swoją część odpowiedzialności, ma roszczenie regresowe odpowiednio do stopnia winy drugiej strony.

15. Postanowienia końcowe

1. W sprawach przetwarzania Danych Klientów niniejsza umowa ma pierwszeństwo przed Regulaminem w razie sprzeczności.
2. Umowa podlega prawu polskiemu. Zmiany umowy wprowadza się w trybie zmiany Regulaminu (§ 18). Kontakt w sprawach danych: support@linkdue.com.
3. Wersja 2026-10-25, obowiązuje od 25 października 2026 r..

Załącznik 1. Środki techniczne i organizacyjne

• Szyfrowanie transmisji (HTTPS/TLS) oraz szyfrowanie tokenów dostępu do połączonych usług (AES-256-GCM).
• Hasła przechowywane wyłącznie jako skróty (scrypt); tokeny sesji, resetu hasła, zaproszeń i zarządzania wizytą przechowywane jako skróty.
• Logiczna separacja danych firm; każde zapytanie do bazy jest ograniczone do firmy z sesji; uprawnienia ról (właściciel, administrator, pracownik) i zasada minimalnych uprawnień.
• Ograniczanie liczby prób i wysyłek, kody jednorazowe (opcjonalnie) przy rezerwacji, zabezpieczenia przed nadużyciami, nagłówki bezpieczeństwa, ochrona przed CSRF.
• Dziennik działań administracyjnych (audyt), monitoring dostępności, alerty o awariach.
• Kopie zapasowe bazy danych oraz zasady zgłaszania naruszeń ochrony danych opisane w pkt 8.
• Ograniczony dostęp personelu do danych produkcyjnych i zobowiązania do poufności.

Załącznik 2. Podprocesorzy

Projektant AI nie otrzymuje Danych Klientów. Asystent aplikacji może przetwarzać dane z aplikacji podłączonych przez Administratora, o które Administrator sam poprosi; Administrator ponosi odpowiedzialność za ich wybór (zob. Regulamin, § 9).